Après avoir démontré l’intérêt de la veille dans la gestion des risques, il est désormais temps de la mettre en place concrètement. Il convient ainsi de l’organiser autour de trois piliers fondamentaux que sont les sources, les mots-clés et les outils.
Vous pouvez retrouvez la première partie de l'article ici.
1. Le premier pilier de la veille : les sources
Dans un premier temps, le veilleur doit identifier quelles sont les sources pertinentes qu’il souhaite surveiller. Leur identification se fait dans un plan de recherche.
On remarquera que bon nombre de ces sources proposent des moyens de surveillance déjà paramétrés : il est ainsi possible de s’inscrire à une newsletter, de recevoir des alertes e-mails et de suivre les flux RSS. Néanmoins il faut rester vigilant, avec ces outils, à « l’infobésité ». Le nombre quotidien d’alertes e-mail pouvant dépasser la vingtaine, il est préférable de privilégier le flux RSS.
- Les flux RSS
Un flux RSS, du sigle anglais « Really Simple Syndication », est un format de données dont le contenu est produit en fonction des mises à jour d’un site web. Les flux RSS englobent deux aspects techniques distincts :
- Les flux, c’est-à-dire les adresses qui renvoient les informations,
- L’agrégateur, l’outil de lecture qui centralise les flux RSS. Il existe une multitude d’agrégateurs qui peuvent être évalués selon les fonctionnalités proposées et l’ergonomie.
Dans l’ensemble, les flux RSS sont fiables mais il se peut qu’ils soient mal paramétrés. Dans ce cas et pour les sites qui n’en proposent pas, il est possible de les forger, c’est-à-dire de créer un flux RSS. Pour cela, nul besoin d’une compétence IT particulière mais simplement d’un mode d’emploi, disponible sur Keep It Simple, le blog dédié aux astuces de veille digitale.
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Créer un flux RSS : Cas n°1 : BuiltWith Technology
Exemple : sur le site enterpriseriskmag.com
Attention ! Cette méthode pour créer un flux RSS ne marche pas toujours, certains sites ayant bloqué cette possibilité. Cas n°2 : http://politepol.com/en/ Pour cet outil aucun paramétrage n’est à faire. Il suffit de renseigner l’adresse du site web choisi dans Polite Pol, de sélectionner le titre et la description du flux voulu pour avoir l’adresse du flux RSS disponible à renseigner dans l’agrégateur de flux.
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2. Le second pilier de la veille : les outils
Les veilleurs disposent aujourd’hui de nombreuses plateformes de veille permettant la collecte et le traitement d’une grande quantité d’informations en peu de temps. Payants ou gratuits, ces outils proposent différentes fonctionnalités répondant à divers besoins.
Afin de faire le point sur tous ces outils, le Portail de l’IE a publié, début 2017, une étude comparative des outils de veille. Cette étude est révisée et mise à jour régulièrement par le club WebTechno de l’AEGE.
- L’agrégateur de flux
Ce dernier suppose au préalable d’avoir identifié les flux et les sources. Il permet de compiler et de recherche plus facilement les flux sur différentes sources.
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Focus sur l’outil Inoreader : C’est un agrégateur de flux RSS simple et complet qui est disponible :
Les fonctionnalités de l’outil :
Il permet de mettre en place une surveillance sur différentes sources comme :
Pour surveiller les réseaux sociaux, il convient d’avoir un compte qui peut être créé uniquement pour la veille. Remarque : LinkedIn ne permet pas de mettre en place une surveillance. Dans la version pro (uniquement), il est possible de mettre en place des règles, c’est-à-dire des restrictions sur les surveillances mises en place telles que :
Remarque : Pour faire évoluer la veille, on peut doubler l’agrégateur d’un système d’«alertes » correspondant aux mots-clés. Parmi les outils, on peut citer Google Alertes, limité à Google, ou encore Talkwalker Alerts, qui permet d’alerter l’utilisateur si le mot-clé apparaît sur Internet. Il est possible d’intégrer ces alertes dans l’agrégateur de flux afin de centraliser efficacement la veille Retrouvez une session de démonstration gratuite à cet outil, le 7 décembre prochain. Plus d’informations et inscriptions ici. |
3. Le dernier pilier de la veille : les mots-clés
La puissance de la veille réside dans les mots-clés qui représentent l’objet de la recherche. À ce titre, il s’agit au préalable de définir la langue et l’orthographe des mots-clés. Il est aussi possible de faire des combinaisons de mots-clés ainsi que d’inclure ou d’exclure certains mots pour préciser sa veille. Le choix des mots-clés est donc essentiel pour limiter le temps consacré à la veille et donc l’infobésité.
4. Au-delà de la veille
La veille permet de collecter l’information et d’associer un premier niveau de traitement, ne serait-ce qu’en retenant ou non telle ou telle information. Ensuite, il convient de passer à un second niveau de traitement qu’il faudra diffuser.
- L’analyse
La veille doit permettre d’isoler l’information. Il faut donc la remettre en cause pour identifier les manques, limiter le champ de recherche, identifier une nouvelle source.
Les informations collectées doivent donc être traitées sous différents prismes, afin de déterminer la pertinence de son apport et réfléchir aux actions futures à mener.
Dans l’univers du management des risques, la veille permet de détecter des signaux faibles qui, in fine, donneront à l’entreprise les moyens de réfléchir rapidement à une contre-mesure.
- La diffusion
Une fois le signal faible capté, le veilleur fait remonter l’information au décideur qui arbitrera sur la décision à prendre. La veille n’est en aucun cas un outil d’analyse mais une aide à la décision sur laquelle le Top Management peut s’appuyer.
Pour que la diffusion soit efficace, il est primordial de proposer un format adapté à tous. On peut alors envisager une newsletter, une plateforme interactive ou un e-mail. Dans tous les cas, il ne faut pas oublier de contrôler régulièrement le taux de visibilité du livrable et de l’adapter en cas de besoin.
La mise en place d’une veille peut sembler laborieuse. Pourtant, il ne fait pas de doute que c’est un outil efficace sur lequel il faut nécessairement passer un certain temps. En effet, la vitesse de réaction permise par la veille est un avantage indéniable et proactif aux vues de la multitude de risques auxquels l’entreprise peut être confrontée.
Une fois de plus, le Top Management a un rôle essentiel à jouer : il doit souligner l’importance de la démarche et l’encourager.
Océane Rué et Jehna Levine